Head of Onboarding: Unter­stützung für einen guten Start

Eine gute Betreuung ist gerade in der Anfangsphase wichtig, um neue Mitarbeitende langfristig zu binden. Dabei hilft ein:e Head of Onboarding.
© gettyimages / Siri Stafford

Eine gute Betreuung ist gerade in der Anfangsphase wichtig, um neue Mitarbeitende langfristig zu binden. Dabei hilft ein:e Head of Onboarding.

Der Bewerbungsprozess ist geschafft, der Vertrag unterschrieben, der erste Tag im neuen Job steht an. Dabei ist der Beginn eines Arbeitsverhältnisses ja immer auch der Start einer Beziehung. Gerade für den oder die Berufseinsteiger:in fühlt sich die Anfangsphase wohl auch genau so an: Die Nervosität ist groß, er oder sie möchte sich von der besten Seite zeigen und einen guten Eindruck machen. Unternehmen dagegen stecken in diese so wichtige Kennenlernphase leider häufig sehr wenig Energie, sodass sich die Frühlingsgefühle bei neuen Mitarbeiter:innen im schlimmsten Fall genauso schnell verflüchtigen wie sie gekommen sind. Denn: Nach kurzer Begrüßung und Einführung durch das HR-Team heißt es in vielen Fällen, ab ins kalte Wasser – nicht gerade der beste erste Eindruck und schon gar kein stabiles Fundament für eine langfristige Arbeitsbeziehung. Damit auf die ersten Annäherungen nicht direkt der „Walk of Shame“ zur Bürotür hinaus folgt, müssen Firmen von Tag eins an mehr in die Beziehungspflege zu neuen Angestellten investieren.

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Mit der Einführung einer oder eines Head of Onboarding geschieht genau das. Er oder sie ist gewissermaßen der Concierge, der Neuen die sprichwörtliche Tür zur eigenen Unternehmenswelt öffnet, aber eben auch die persönliche Begleitung, die für alle Belange der Anfangszeit verfügbar bleibt. Kurzum: Jemand, der in keinem Unternehmen fehlen sollte!

Missverständnisse und fehlende Zuständigkeiten

„Wie? Das hat dir noch niemand erklärt?“ Solche Sätze bekommen Jobeinsteiger:innen wohl häufig zu hören, wenn sie in einem neuen Unternehmen anfangen. Dabei bedarf jede gute Beziehung vor allem eines: Zeit. Werden keine Kapazitäten für den Startprozess geschaffen, bleiben höchstwahrscheinlich viele Fragen und Unsicherheiten seitens der Newbies ungeklärt. Gleichzeitig sind die Hürden für Durchstarter:innen, einfach nachzufragen ohne entsprechende Kontaktperson denkbar hoch. Selbst wenn das Team natürlich stets bemüht ist, neue Kolleg:innen zu unterstützen, fehlt im stressigen Alltag oftmals schlicht die Zeit und niemand fühlt sich wirklich verantwortlich. In einer solchen Umgebung trauen sich Neuzugänge schlimmstenfalls nicht einmal, mögliche Probleme anzusprechen, um niemanden zu stören. Ganz anders ist das, wenn ihnen gezielt ein:e Ansprechpartner:in zur Seite gestellt wird, die sich voll und ganz der Einarbeitung widmen kann. Mit Empathie und Einfühlungsvermögen können so das nötige Wissen vermittelt, aber eben auch sämtliche Stolpersteine aus dem Weg geräumt werden. Gleichzeitig können sich Unternehmen mit einem festen und strukturierten Onboarding-Prozess sicher sein, dass alle grundlegenden Informationen schon zu Beginn geteilt werden. Wissenslücken, die später Arbeitsprozesse stören, kommen gar nicht erst auf.

Wertschätzung als Dreh- und Angelpunkt einer langfristigen Kooperation

Wer sich direkt von Beginn an gut aufgehoben fühlt, steht auch einer längerfristigen Zusammenarbeit positiv gegenüber. Ein:e Head of Onboarding beeinflusst also mitunter aktiv die Dauer und Zufriedenheit der Arbeitsverhältnisse und mindert so auch die Fluktuation von Beschäftigten. Ein vertrauensvolles Verhältnis und Wertschätzung von Beginn an bindet an die Organisation und bietet gemeinsames Wachstumspotenzial.

Eine Chance, die sich Unternehmen nicht entgehen lassen sollten, denn langjährige Angestellte sind loyal gegenüber der Firma, repräsentieren dies auch nach außen, sind motiviert und produktiv. Durch die Investition von Zeit, Kapazität und Know-how im Startprozess fühlen sich die Gegenüber gesehen und geschätzt. Die oder der Head of Onboarding schafft somit eine bleibende Verbindung zwischen dem Team und der HR-Abteilung oder der Geschäftsführung, die sich auszahlt.

Onboarding endet nicht am ersten Tag

Natürlich kann das Onboarding neuer Kolleg:innen auch von Teammitgliedern erfolgen, jedoch unterschätzen viele Unternehmen noch immer den Aufwand, der mit einem guten Einführungsprozess verbunden ist. Für eine gute Mitarbeiterbindung reicht es nicht, wenn die HR-Abteilung am ersten Tag die Unterlagen durchgeht, jährliche Gespräche führt und dann erst wieder beim Weggang eines oder einer Angestellten auf den Plan tritt. Wie jede Beziehung bedarf es auch im Beschäftigungsverhältnis gerade in der Anfangsphase einer intensiven Betreuung, die kaum nebenbei abgebildet werden kann. Während die tiefgründige fachliche Einführung im weiteren Verlauf der Kooperation durch Teamkolleg:innen erfolgen kann, steht die oder der feste Ansprechpartner:in im Onboarding vor allem menschlich zur Seite. Durch regelmäßige Check-ins stellt sie oder er sicher, dass alles rund läuft und bildet eine neutrale Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden und Geschäftsführung. Die Hemmschwelle, etwaige Probleme und Krisen anzusprechen, wird so besonders niedrig, da es naturgemäß einfacher ist, eine unbeteiligte Person einzubinden.

Bereits für kleine Teams clever

So manch eine:r stellt sich jetzt vielleicht die Frage: „Ist das für mein Personal überhaupt relevant?“ Und die ganz klare Antwort lautet: Ja! Bereits ab einer Teamgröße von circa 10 Personen ist die Einrichtung einer Stelle, die sich der Einarbeitung annimmt und eine einheitliche Einführung sicherstellt, sinnvoll. Insbesondere für Unternehmen, welche oft wechselnde Praktikant:innen oder Trainees betreuen, ist die Einberufung einer solchen Position wertvoll. Berufseinsteiger:innen, die erste Arbeitsluft schnuppern wollen, können deutlich mehr mitnehmen, wenn sie ihre Fragen gezielt an jemanden richten können und legen heutzutage auch sehr viel Wert auf Wertschätzung. Zudem sorgt ein reibungsloses Onboarding dafür, dass die neuen Kolleg:innen schnellstmöglich startklar sind und durch ihren tatkräftigen Einsatz unterstützen können.

Wer bisher dachte, dass eine Onboarding-Stelle verzichtbar wäre, dessen Meinung sollte sich spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie geändert haben. Denn in einem Unternehmen, welches remote arbeitet, ist die Distanz zu Neuankömmlingen automatisch höher. Fragen zu stellen, sich auch mal privat austauschen und ein Verhältnis zur Belegschaft aufzubauen, ist mit der Trennung durch einen Bildschirm noch schwieriger geworden. Der oder die Onboarding-Verantwortliche kann in diesem Fall auch als Icebreaker fungieren und den Kollegenzusammenhalt fördern. Um die benötige Zeit und Nähe zu gewährleisten, sollten besonders große Unternehmen sogar überlegen, für jede Abteilung beziehungsweise jedes Team eine entsprechende Stelle zu schaffen.

Was ein:e Onboarding-Expert:in mitbringen muss

Da die Position Head of Onboarding bedauerlicherweise noch nicht allzu verbreitet ist, kann sie im ersten Moment abstrakt erscheinen. Daher stellt sich die Frage: „Welche Personen eignen sich für diese Rolle und welche Eigenschaften sollten sie mitbringen?“ Empathie, die Fähigkeit zum Zuhören, Konsequenz und Durchhaltevermögen sind unverzichtbar. Die zuständige Person muss immer ein offenes Ohr für Wünsche, Sorgen oder Fragen haben und Vermittler:in für alle Seiten bei Konflikten sein. Sie sollte motiviert und enthusiastisch sein und keine Scheu vor Menschen und dem wiederholten Erklären von Sachverhalten haben. Sinnvoll ist es, wenn die Person sich auch in der operativen Tätigkeit auskennt, um den Newbies fachliche Unsicherheiten nehmen zu können und kurze Einführungen zu Prozessen und Handhabungen zu geben. Allen voran geht es jedoch bei jeder Einführung darum, neue Mitarbeiter:innen willkommen zu heißen und mit dem Unternehmen als solches vertraut zu machen. Langjährige Angestellte kennen die eigene Organisation dabei genau, haben die Unternehmenswerte tief verinnerlicht und können somit ideale Türöffner sein. Vielleicht schlummert der oder die perfekte Head of Onboarding also bereits in den eigenen Reihen!