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Automatisierte Auswahlprozesse im Recruiting steigern die Effizienz und die Trefferquote – so das Versprechen. Doch ganz ohne den Faktor Mensch funktionieren sie nicht.
Das Bauchgefühl: Wenn es um die Personalauswahl geht, möchten viele Personalentscheider darauf nicht verzichten. Schließlich soll der „richtige“ Kandidat die Stelle bekommen. Eine Passung zwischen Bewerber und Vakanz ist zwingend erforderlich. Fehlentscheidungen im Auswahlprozess führen zu hohen Kosten. Und: Der neue Mitarbeiter muss sich nicht nur fachlich eignen, er soll auch zum Unternehmen und ins Team passen. Wer könnte das besser entscheiden als der eigene Bauch. Oder?
Liegt das Bauchgefühl gerne mal daneben, hält sich die Fehlerquote bei der automatisierten Auswahl in Grenzen. Persönliche Präferenzen oder vorurteilsbehaftete Annahmen – vor allem unbewusste – sind nahezu auszuschließen. Die Vorteile automatisierter Auswahlprozesse lassen sich nicht von der Hand weisen. Doch jede Medaille hat zwei Seiten.
Automatisierung im Recruiting ist mittlerweile weitaus mehr als der Abgleich bloßer Bewerberdaten. Moderne Systeme vereinfachen nicht nur Prozesse, sondern verbessern das Matching. So arbeitet SAP SuccessFactors am Einsatz von Automatismen und Maschine Learning. Der Software-Anbieter setzt in Zusammenarbeit mit ausgewählten Kunden intelligente Matching-Algorithmen zur Auswertung und Analyse von Bewerbungen und Lebensläufen ein.
Dabei extrahiert die Anwendung relevante Informationen aus dem Lebenslauf – basierend auf der Erfahrung aus dem bereits bestehenden Datenbestand des Kundenunternehmens. Mit diesen Informationen ermittelt die Anwendung eine Vorauswahl von passenden Stellenbeschreibungen. „Wir nutzen dabei sozusagen den Lebenslauf als Eingabe für eine intelligente Suche. Umgekehrt können wir diese Matching-Funktionen auch nutzen, um eine Stellenausschreibung als Sucheingabe für Bewerber- und Kandidatenpools zu nutzen“, sagt Joachim Förderer, Vice President of Product Management Recruiting bei SAP SuccessFactors.
Matching, das durch die Berücksichtigung von Erfahrungswerten über die Zeit besser wird, sei sicher eine Schlüsselanwendung im Recruiting.
„Man muss einem System beibringen, wie es Bewerbungen in ABC-Stapel sortiert – und das so gut wie möglich, wie der Mensch es machen würde“, sagt Tim Weitzel, Professor für Wirtschaftsinformatik an der Universität Bamberg und Leiter des Centres of Human Resources Information Systems (CHRIS). Dann könne der Recruiter mit den besten 20 Kandidaten Gespräche führen. Im Vordergrund der Automatisierung stehe, Routinearbeiten abzugeben.
Der Wissenschaftler kennt die heutigen Herausforderungen im Recruiting. Sei es der demografische Wandel oder zunehmend komplexer werdende Jobprofile: Viele Unternehmen sind mit Problemen hinsichtlich der Stellenbesetzung konfrontiert. Einerseits lassen sich oftmals kaum geeignete Kandidaten finden, andererseits steigt die Zahl der Bewerbungseingänge. Vor allem namhafte Großunternehmen müssen häufig eine Vielzahl an Bewerbungen auswerten – und das in kürzester Zeit. „Zum einen soll der Bewerber schnell Antwort bekommen. Zum anderen möchte das Unternehmen schnell den richtigen Kandidaten finden. Dafür benötigt die Personalbeschaffung System-Unterstützung“, so Weitzel.
Routinearbeiten an das System abgeben
Eine Analytics-Lösung, die beim Filtern von Lebensläufen eine Auswahl der geeignetsten Kandidaten erstellt, führt das Beratungsunternehmen Accenture derzeit ein. Das System schaut im ersten Schritt nach harten Faktoren. Dazu zählen Abschlüsse, Noten und Studienzeiten. Je nach Stellenprofil berücksichtigt das System Schlüsselbegriffe wie bestimmte Kompetenzen, Fähigkeiten und Qualifikationen. „Wir verwenden das Verfahren momentan noch nicht für alle Berufsgruppen, sondern vorerst für ausgewählte Jobprofile“, sagt Rouven Fuchs, Geschäftsführer im Bereich Talent & Organisation bei Accenture Strategy. „Der Plan ist aber, das in der Breite auszurollen. Einzelne Ausnahmen wird es sicherlich auf absehbare Zeit noch geben.“ Als wesentlichen Vorteil bezeichnet Fuchs die Kosteneffizienz und die schnellere Auswahl durch die Automatisierung einzelner Prozessschritte. Dadurch erhöhe das Unternehmen die Treffsicherheit und verringere die Varianz.
Unbewusste Vorannahmen minimieren
Das Luftfahrtunternehmen Lufthansa nutzt die automatisierte Vorauswahl grundsätzlich flächendeckend für alle Berufsgruppen. Durch die gezielte Steuerung der Automatisierung erreicht Lufthansa eine deutlich verbesserte Bewertung der Prozesse durch den Kandidaten.
Transparenz, Prozess- und Kommunikationsgeschwindigkeit sowie die Verlinkung zu relevanten Kommunikationsmedien tragen zu dieser positiven Erfahrung auf Bewerberseite bei. „Die Automatisierung bietet ein hohes Maß an Standardisierung, das Effizienz und Leistungsfähigkeit des Recruitings- und Bewerbermanagements erhöht. Gleichzeitig fördert sie die Prozesstreue der Beteiligten“, sagt Werner Hildebrand, Senior Manager Diagnostics & Recruiting bei Lufthansa. Eine bewerberorientierte, steuerbare Bearbeitung von Bewerbungen sei auf diese Weise möglich. Ob hohe Antwortquote, permanente Verfügbarkeit oder steigende Effizienz: Die Vorteile automatisierte Auswahlprozesse reichen weit. Ein besonderer Mehrwert liegt jedoch darin, dass ein System sogenannte unconscious bias – also unbewusste Vorurteile – minimiert. „Automatisierte Auswahlprozesse fördern die Gleichbehandlung“, sagt Hildebrand.
Das Bewerbermanagement-Tool von Lufthansa übernimmt den Abgleich mit den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle. Dabei spiele es für das System keine Rolle, ob jemand männlich oder weiblich ist oder welchen kulturellen, religiösen oder geografischen Hintergrund jemand hat. In diesem Sinne sei die Vorauswahl und das eignungsdiagnostische Ranking für den Hiring Manager anonym. Bei der Shortlist der in Frage kommenden Kandidaten stehe am Ende immer der persönliche Kontakt mit dem zukünftigen Vorgesetzten, der die finale Entscheidung beeinflusst. Spätestens dieser persönliche Kontakt könne nicht mehr anonym stattfinden.
Algorithmus ohne Vorurteile
Auch für den Software-Anbieter SAP SuccessFactors ist Gleichbehandlung bei der automatisierten Vorauswahl ein Thema. So verwendet deren System Algorithmen dieser Art im sogenannten „Bias Checker“. Dazu analysiert das System Stellenausschreibungen auf unbeabsichtigte Tendenz zu mehr oder weniger Ansprache bestimmter Bewerbergruppen. SAP SuccessFactors verspricht sich durch eine über die Zeit wachsende Datengrundlage eine stetig besser werdende Trefferqualität. „Unsere Kunden zeigen großes Interesse an Anwendungsszenarien dieser Art – haben doch nach wie vor viele Unternehmen Schwierigkeiten, Benachteiligung nicht nur zu identifizieren, sondern im Nachgang dann auch effektiv zu verhindern“, weiß Förderer.
Basiert eine automatisierte Vorauswahl neben harten auch auf erlernten Faktoren, so könnte das System unbewusste Vorurteile des Menschen übernehmen. „Es ist zwar nie zu 100 Prozent auszuschließen, dass der Computer auch mal Ausreißer hat – vor allem, wenn das System selbst lernt. Aber das geschieht eher selten“, ist Weitzel überzeugt. „Ein System ist überprüfbarer als der Mensch, sodass man Diskriminierung nahezu ausschließen kann.“
Welche Bedeutung Diversität im Unternehmen hat, zeigen Studien von McKinsey sowie der PageGroup. Demnach gelten Unternehmen mit hoher Diversität als erfolgreicher. Diversität stellt sich somit einen Schlüsselfaktor dar – auch im Recruiting. Wissenschaftler Weitzel glaubt nicht, dass sich automatisierte Auswahlprozesse auf die Diversität kontraproduktiv auswirken, weil das System nahezu immer gleiche Stereotype auswählt. Ganz im Gegenteil: „Die Diversität im Unternehmen müsste zwangläufig steigen, weil die sozialbezogenen Faktoren vollständig außen vorbleiben. Wenn die Ursache für eine zu geringe Diversität durch Menschen verursacht ist, steigt durch die automatisierte Auswahl folglich die Diversität.“
Talente im Blick behalten, Systemfehler erkennen
Zwar seien die Vorteile automatisierter Auswahlprozesse vielversprechend, aber gibt auch Schattenseiten. Dass geeignete Kandidaten aus dem Prozess herausfallen, weil sie Begrifflichkeiten anders als im System formulieren, kann in jedem Recruiting-Prozess passieren, sagt Accenture-Geschäftsführer Fuchs. Er unterscheidet dabei in zwei Szenarien: Ist das Angebot an Talenten signifikant größer als die Anzahl an vorhandenen Stellen, muss das Unternehmen kosteneffizient die besten Kandidaten herausfiltern. Gibt es Rollenprofile, bei denen ein hoher Wettbewerbsdruck herrscht, muss das Unternehmen das Maximum aus dem vorhandenen Talentpool herausholen. „In diesem Fall sind Unternehmen erfahrungsgemäß eher bereit ein höheres Risiko einzugehen und nicht nur Kandidaten mit dem perfekten Profil einzustellen“, so Fuchs.
„Die Automatisierung ist mit einem hohen Aufwand verbunden“, findet Hildebrand. Der Recruiting-Verantwortliche bei Lufthansa meint damit insbesondere den Systemaufwand hinsichtlich Kosten, Know-how und kontinuierlicher Anpassungen. Darüber hinaus sei eine intelligente Steuerung der automatisierten Systeme erforderlich, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
Kosten und Aufwand für ein solches System hält Weitzel für überschaubar, wirkliche Nachteile automatisierter Auswahlprozesse sieht er nicht. Wesentlich bedeutender für den Erfolg oder Misserfolg einer automatisierten Auswahl sei der Mensch: „Die Menschen, die mit dem System arbeiten, müssen sich darauf einlassen.“
Ein System arbeite immer nur gut, wenn Menschen es halbwegs akzeptieren. Zudem müsse die mit dem System arbeitende Person bemerken, wenn sich Fehler einschleichen. Zukünftige Herausforderungen sieht Weitzel hinsichtlich Compliance-Anforderungen. Zertifizierungen und Überprüfungen müssten erfolgen, unklar sei jedoch, durch wen.
