Urlaub während der Elternzeit: Was Arbeitgeber wissen müssen

Beschäftigte haben auch dann Urlaubsanspruch, wenn sie in Elternzeit sind.
© gettyimages / Halfpoint

Beschäftigte haben auch dann Urlaubsanspruch, wenn sie in Elternzeit sind. Das kann für Arbeitgeber in bestimmten Fällen teuer werden.

„Gehen Arbeitnehmer in Elternzeit, so ruht das Arbeitsverhältnis.” Diese Aussage ist trügerisch und führt bei vielen Arbeitgebern zum weitverbreiteten Irrtum, dass mit dem Beginn der Elternzeit automatisch auch kein Urlaubsanspruch mehr besteht. Die Gesetzeslage bestimmt – entgegen der ersten Intuition – etwas anderes. Nicht selten, vor allem bei einer mehrjährigen Elternzeit, muss der Arbeitgeber für diesen Irrtum manchmal teures Lehrgeld in Form von Urlaubsabgeltung zahlen.

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Ausgangslage:

Der gesetzliche Mindesturlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz entsteht im Ausgangspunkt auch in jenen Zeiträumen, in denen sich der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin in Elternzeit befindet. Das gilt ebenso für den Zusatzurlaub wegen einer Schwerbehinderung (§ 208 SGB IX). Auch für einen vertraglich vereinbarten Urlaub, der über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgeht, gilt dies, wenn für den vertraglich vereinbarten Urlaub kein eigenes Regelungsregime geschaffen wird. Endet das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit oder wird es nach der Elternzeit nicht fortgesetzt, so muss der Arbeitgeber den noch nicht gewährten Urlaub mit der Beendigung abgelten (§ 17 Abs. 3 BEEG). Wie das aktuelle Urteil des LAG Rheinland-Pfalz vom 12. Mai 2020, zum Az.: 6 Sa 361/19 zeigt, kann sich der Abgeltungsanspruch schnell auf relevante Summen summieren. Dort wurde der Arbeitgeber zur Abgeltung von 178 Urlaubstagen und damit zur Zahlung von Urlaubsabgeltung in Höhe von rund 23.000 Euro verurteilt.

Was kann man dagegen tun?

Die gute Nachricht für die Arbeitgeberseite ist, dass spätestens nach dem Urteil des BAG vom 19. März 2019 zum Az.: 9 AZR 362/18 für die Praxis geklärt ist, was der Arbeitgeber zu tun hat. In diesem Urteil hat das BAG infolge der Rechtsprechung des EuGHs anerkannt, dass § 17 BEEG im Einklang mit dem Unionsrecht steht. Seither steht fest: § 17 Abs. 1 S. 1 BEEG berechtigt den Arbeitgeber dazu, den Urlaubsanspruch für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit durch eine einseitige formlose Erklärung gegenüber dem Arbeitnehmer, um ein Zwölftel zu kürzen. Diese Regelung ist europarechtskonform.

Ein Abgeltungsanspruch beziehungsweise das Entstehen des Urlaubsanspruchs während der Elternzeit kann also vergleichsweise einfach durch eine formlose Erklärung verhindert werden. Die Erklärung muss nur zum Ausdruck bringen, dass der Urlaub für die Elternzeit gekürzt wird. Beginnt oder endet die Elternzeit in einem laufenden Kalendermonat, besteht für diesen Kalendermonat nach dem ausdrücklichen Wortlaut keine Kürzungsmöglichkeit. Dieses Ergebnis gilt insbesondere auch dann, wenn die weiteren Tage in dem Kalendermonat vor Beginn/Beendigung der Elternzeit aus anderen Gründen arbeitsfrei waren. Die Befugnis zur Kürzung besteht darüber hinaus nach § 17 Abs. 1 S. 2 BEEG nicht, wenn der Arbeitnehmer während der Elternzeit in Teilzeit (sog. Elternteilzeit, vgl. § 15 Abs. 4 S. 1 BEEG) beim Arbeitgeber beschäftigt ist.

Wie muss der Arbeitgeber vorgehen?

Besteht die Kürzungsbefugnis nach den oben genannten Vorgaben, so muss die Kürzungsbefugnis vom Arbeitgeber ausgeübt werden. Bei der Kürzungsbefugnis handelt es sich um ein Gestaltungsrecht, das erst wirksam wird, wenn es ausgeübt worden ist. Für die Ausübung der Kürzungsbefugnis sieht das Gesetz keine besondere Form vor. Es genügt jede formlose Erklärung des Arbeitgebers – also jede ausdrückliche sowie jede konkludente (das heißt. durch schlüssiges Verhalten) Erklärung. Für eine konkludente Erklärung reicht es in der Regel aus, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nur den Urlaub im gekürzten Umfang gewährt. Aus den Umständen des Einzelfalls muss sich der Kürzungswille des Arbeitgebers nur verdeutlichen. Da den Arbeitgeber im Streitfall in einem Arbeitsgerichtsprozess die Beweislast für die vorgenommene Kündigung trifft, empfiehlt es sich für die Praxis in Personalabteilungen stets den Weg der ausdrücklichen, schriftlichen Kürzungserklärung zu wählen.

Zu beachten ist bei der Kürzungserklärung vor allem der Zeitpunkt der Ausübung:

  • Einerseits kann der Arbeitgeber die Kürzungsbefugnis nämlich frühestens ab dem Zeitpunkt ausüben, in dem ihm das Elternzeitverlangen zugegangen ist. Nimmt der Arbeitgeber also zum Beispiel in dem Arbeitsvertrag bereits eine Regelung auf, mit der die Kürzungsbefugnis ausgeübt wird, kann das als Erinnerungsstütze angesehen werden, die aber rechtlich ohne Bedeutung bleibt.
  • Anderseits kann die Kürzungsbefugnis nur bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgeübt werden. Das ist die äußerste zeitliche Grenze, da sich ab diesem Zeitpunkt der Urlaubsanspruch automatisch in den Urlaubsabgeltungsanspruch (§ 17 Abs. 3 BEEG) wandelt. Wird das Arbeitsverhältnis – wie im Regelfall – während oder nach der Elternzeit nicht beendet, kann die Kürzungsbefugnis folglich auch noch nach Ende der Elternzeit ausgeübt werden.

Der Arbeitgeber hat zudem keine Pflicht, den Arbeitnehmer vor Inanspruchnahme der Elternzeit auf seine Kürzungsabsicht hinzuweisen. Um möglichst frühzeitig auf beiden Seiten Rechts- und Planungssicherheit herzustellen, bietet es sich an, die Kürzungsbefugnis bereits mit der Bescheinigung der Elternzeit (§ 16 Abs. 1 S. 8 BEEG) auszuüben.

Was sind die Folgen einer unterbliebenen Kürzung?

Arbeitgeber, die vergessen die Kürzungsbefugnis bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszuüben, und sich daher jetzt einer hohen Urlaubsabgeltungsforderung ausgesetzt sehen, können sich nach Einschätzung des LAG Reinland-Pfalz im Urteil vom 12. Mai 2020 auch nicht auf einen Verfall des Urlaubs nach § 7 Abs. 3 BUrlG berufen. Das LAG Rheinland-Pfalz sprach sich dafür aus, dass das gesetzliche Fristenregime des § 7 Abs. 3 BUrlG aufgrund der eigenständigen Regelungen des BEEG während der Elternzeit nicht anwendbar ist. Zudem ist auch die Rechtsprechung des BAG, nach der der Arbeitgeber eine Informationsobliegenheit zu erfüllen hat, damit Urlaub nach § 7 Abs. 3 BUrlG verfallen kann (Urteil des BAG vom 19. Februar 2019, Az.: 9 AZR 541/15) zu berücksichtigen, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin nach der Elternzeit das Arbeitsverhältnis fortsetzt und sich aus der Elternzeit noch ungekürzte Urlaubsansprüche ergeben. Im schlechtesten Fall ist die Information des Arbeitgebers über den bestehenden Resturlaub unzutreffend und daher die Informationsobliegenheit nicht erfüllt.

Auch aus diesem Grund kann Arbeitgebern nur empfohlen werden, die Ausübung der Kürzungsbefugnis mit der Elternzeitbescheinigung zu verbinden und somit Rechtssicherheit herzustellen.