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Vielen Führungskräften fällt es schwer, Aufgaben abzugeben. Andrew Filev von Wrike verrät, mit welchen Prinzipien ihm das gelingt.
Eine der schwierigsten Lektionen, die man als Führungskraft zu lernen hat, ist die Fähigkeit, Aufgaben abzugeben. Besonders schwierig ist dies, wenn man häufig überlastet ist und unter Zeitdruck steht. Oft fühlt es sich nämlich effizienter an, etwas selbst zu tun, als es zu delegieren und langwierig zu erklären. Für Start-ups und kleine Firmen kann das funktionieren. Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie früher oder später bestimmte Arbeiten abgeben. Sonst fehlt Ihnen die Zeit für strategischen Aufgaben. Der Grund, weshalb viele Manager nicht loslassen können, heißt in der psychologischen Forschung „self-enhancement bias“. Viele Menschen gehen schlicht davon aus, dass ihr Weg der Beste ist. Tatsächlich gibt es viele Wege zur Lösung – einige davon besser als der eigene. Als Führungskraft verbrennt man so jedoch auf Dauer nicht nur sich selbst, sondern auch sein Team.
Hier sind einige Prinzipien, die mir geholfen haben, ein besserer Manager zu werden:
Kommunizieren Sie klar und arbeiten Sie an gemeinsamen Zielen
„Kaum verloren wir das Ziel aus den Augen, verdoppelten wir unsere Anstrengungen.“ Dieser Satz von Mark Twain beschreibt sehr prägnant das Dilemma unklarer Ziele. Wenn Sie als Teamleiter sicher sein wollen, dass alle wirklich am selben Strang ziehen, empfehle ich das sogenannte SMART-Framework, innerhalb dessen Sie und ihr Team gemeinsam Ziele setzen sollten. SMART steht für spezifische (specific), messbare (measurable), umsetzbare (actionable), relevante (relevant), und zeitgebundene (time-bound) Ziele. Wenn diese fünf Kriterien erfüllt sind, können Sie als Führungskraft sicher sein, dass die Ziele gemeinschaftlich bestmöglich gesteckt wurden.
Werden Ziele gemeinsam im Team erarbeitet, gilt es, stets zwei Fragen zu stellen. Erstens: “Wenn mein Mitarbeiter dieses Ziel erreicht, aber darüber hinaus nichts, bin ich dann mit seiner Leistung zufrieden?” Die zweite Frage ist: “Wenn der Mitarbeiter an diesem Ziel scheitert, aber viele andere erreicht, bin ich dann mit seiner Leistung unzufrieden?” Lautet die Antwort auf beide Fragen “Ja”, können Sie die Erwartungen an den Mitarbeiter klar definieren und ihm die Priorisierung erleichtern.
Wer sichergehen will, dass er verstanden wird, muss Fragen stellen. Erklären Sie daher immer den Kontext oder das “Warum” hinter den Zielen. Am besten lässt sich das in einen Planungsprozess integrieren. Wenn Sie dabei den Input Ihres Teams mit ihren Ratschlägen und Anpassungen kombinieren, werden Sie nicht als Micromanager sondern als Supervisor wahrgenommen.
Lassen Sie das Management nicht die eigentliche Arbeit unterbrechen
Updates sind oft nervig, weil sie uns Arbeitszeit wegnehmen. Es gibt Manager, die wöchentlich oder gar tägliche Status-Update-Meetings abhalten. Solche Meetings können Stunden dauern, ohne dass die wirklich dringenden Themen geklärt werden. Status-Meetings lassen sich vermeiden, wenn Führungskräfte digitale Werkzeuge einsetzen, die einen Echtzeit-Einblick in Projekteermöglichen. Dazu gehört in der Regel ein Blick auf Key Performance Indicators (mit Business Intelligence-Lösungen) und den Arbeitsfortschritt (mit Arbeitsmanagement-Lösungen). Der Echtzeit-Einblick versetzt Führungskräfte zudem in die Lage, Fortschrittsindikatoren abzulesen, Erfolgsprognosen zu erstellen und Methoden zur Vermeidung von Risiken und Engpässen zu entwickeln. Dieses Wissen befähigt Sie und Ihr Team, vorausschauend zu handeln. Während andere noch in Status-Meeting Zeit vergeuden, gehen Sie bereits das nächste Projekt an.
Etablieren Sie ein verbindliches Wertesystem
Egal welche Aufgabe Sie an eine Person oder ein Team delegieren, die Werte Ihres Unternehmens sollten immer der Rahmen für die Ausführung sein. Ein Beispiel: Der Gründer von Southwest Airlines, Herb Kelleher, hat einmal gesagt, dass klar definierte Werte die Entscheidungsfindung in einem Unternehmen beschleunigen. „Wenn ein Problem auftritt, sagen wir nicht, dass wir uns jetzt zweieinhalb Jahre lang damit beschäftigen werden. Wir sagen nur: Southwest Airlines macht so etwas nicht. Vielleicht tut es jemand anderes, aber wir nicht. Das erleichtert das Tagesgeschäft erheblich.“
Es ist dabei egal, ob sich diese Werte auf die Preispolitik, den Kundenservice oder die Teamarbeit beziehen. Eine klare Wertedefinition schafft Vertrauen nach innen und außen: Im Zweifelsfall können Ihre Mitarbeiter auf diese Werte zurückgreifen, um sich Ziele zu setzen. Sie werden dann mit großer Wahrscheinlichkeit Entscheidungen treffen, die Sie unterstützen würden.
Stellen Sie das bestmögliche Team zusammen und delegieren Sie vertrauensvoll
Um es gleich auf den Punkt zu bringen: Führung ohne Vertrauen ist zum Scheitern verurteilt. Arbeitnehmer werden sich von ihren Arbeitgebern nicht geschätzt fühlen und keine guten Ergebnisse liefern, wenn sie spüren, dass man ihnen nicht vertraut und am liebsten alles selbst machen würde. Natürlich benötigen Sie dafür fähige und motivierte Mitarbeiter, um das bestmögliche Team für jede Aufgabe zusammen zu stellen. Um dies zu gewährleisten, ist das Unternehmen als Ganzes gefragt: Das Gewinnen, Binden und Entwickeln von Talenten muss zu einer Priorität werden. Denn nur engagierten und zufriedenen Mitarbeitern traut man zu, dass sie die Extrameile gehen und komplexe Projekte mit Sorgfalt und Liebe zum Detail vorantreiben.
Natürlich ist es nicht immer möglich, für jede Aufgabe Mitarbeiter mit der passenden Erfahrung zu finden. Suchen Sie daher nach Mitarbeitern, die Lern- und Verbesserungswillen sowie die Fähigkeit, methodisch zu arbeiten mitbringen. Dann werden Sie schnell feststellen, dass Menschen anpassungsfähig und durchaus in der Lage sind, am Arbeitsplatz zu lernen. Setzen Sie sich in Ihrem Unternehmen also dafür ein, dass das Recruiting auch Chefsache wird.
