Wie Mensch und Maschine im Recruiting kooperieren

| |
(c) gettyimages/baona
(c) gettyimages/baona

Software automatisiert Zeitfresser und optimiert Prozessabläufe, Recruiter haben Freiräume für die Kommunikation mit Bewerbern.

Die Frage, wie künstliche Intelligenz unser Leben verändert, ob sie die menschliche Arbeit bereichert oder mit ihr konkurriert, beschäftigt uns im digitalen Zeitalter mehr denn je. Insbesondere in HR-Abteilungen steht die menschliche Arbeit hoch im Kurs. Schließlich geht es beim Recruiting um Menschenkenntnis und Menschlichkeit. Dabei wird häufig vergessen, dass die menschlichen Ressourcen und Kapazitäten stark limitiert sind. Prozess-Automatisierung ist erfolgskritisch, wenn es um die Zeit- und Kosteneffizienz in der Personalgewinnung geht.

+++Sie bekommen von HR nicht genug? (heart) Dann melden Sie sich jetzt für unsere Newsletter an. Hier geht es zur Anmeldung!+++

Neue (Arbeitsmarkt-)Situationen erfordern neue (Recruiting-)Wege

Seit sich der Fokus im Recruiting aufs Internet verlagert hat, haben sich Online-Jobbörsen als populärer Ausschreibungskanal etabliert. Doch Automatisierung und Skalierbarkeit kann dieses herkömmliche Anzeigen-Modell nicht bieten. Stattdessen müssen Recruiter die Stellenanzeigen einzeln einpflegen und aktuell halten oder hierfür eine Agentur engagieren, die wiederum koordiniert und überwacht werden muss. Kann der Job nicht innerhalb der vereinbarten Anzeigenlaufzeit besetzt werden, fängt das ganze Spiel wieder von vorne an.

Diese Prozedur ist nicht nur zeitintensiv und blockiert wertvolle Ressourcen, sie wird auch dem Grundbedürfnis der Recruiter nicht gerecht: die Stelle zeitnah erfolgreich zu besetzen. Denn wer kann schon genau sagen, wie lange es dauern wird, den passenden Kandidaten für eine offene Stelle zu finden? In zunehmend mehr Branchen fehlen Fachkräfte und Vakanzen bleiben im Vergleich zum Vorjahr im Schnitt ganze 19 Tage länger unbesetzt.

Doch längst nicht in jeder HR-Abteilung ist man darauf vorbereitet, dass es Monat für Monat schwieriger wird, geeignetes Personal zu finden. Es wird Zeit, dass Optimismus und Bauchgefühl von Realismus und Daten abgelöst werden. So ist es zum Beispiel längst möglich, anstelle von One-Fits-All-Standardanzeigenpaketen nach Bedarf maßgeschneiderte Recruiting-Kampagnen für jede einzelne ausgeschriebene Stelle zu fahren und Bewerber dabei direkt auf die eigene Karriereseite weiterzuleiten. Ganz ohne dass ein Recruiter dafür Hand anlegen muss.

Der 3-Schritte-Plan für effizienteres Recruiting

1. Zeitfresser identifizieren

Um die Synergien in der Zusammenarbeit von Mensch und Maschine optimal nutzen zu können, müssen zuerst einmal die automatisierbaren Arbeitsabläufe identifiziert werden. Hierzu zählen vor allem sich wiederholende und datengetriebene Aufgaben, die im zeitlichen Verlauf bestimmte Muster erkennen lassen. Die Stellenanzeigenausschreibung ist ein Paradebeispiel für solch repetitive Prozesse, denn sie folgt dem immer gleichen Schema: Auf die Bedarfsmeldung aus der Fachabteilung und die anschließende Freigabe der Vakanz durchs Management folgt die Erstellung der Stellenanzeige nach Template. Wer wird gesucht? Was muss die Person mitbringen und was wird ihr geboten? Anschließend geht es in Abhängigkeit vom gesuchten Bewerber-Profil an die Auswahl der Distributionskanäle, wo die Stellenanzeige dann eingepflegt und aktuell gehalten werden muss. Außerdem muss regelmäßig überprüft werden, ob die Recruiting-Kanäle auch die gewünschten Ergebnisse liefern. Ist maximale Kosteneffizienz gewährleistet? Oder erscheint eine Budgetumverteilung sinnvoll? Ein zeitaufwendiges und datenbasiertes Verfahren, das sich immer wieder aufs Neue wiederholt.

2. Daten sammeln und auswerten

Zudem können die erfolgskritischen Fragen nach dem Optimierungspotenzial der Recruiting-Performance nur beantwortet werden, wenn aussagekräftige Daten zur Verfügung stehen. Als Recruiter hat man auf den eigenen Portalen sowohl die größten Handlungsspielräume als auch die Chance, praktisch jeden Schritt eines Seitenbesuchers im Online-Bewerbungsprozess nahtlos nachzuvollziehen. Über ein Web-Tracking-Tool und die Implementierung eines entsprechenden Recruiting-Dashboards laufen alle relevanten Messwerte zusammen, die in Echtzeit anzeigen, wer gerade was, wann und wo auf einer Seite macht und woher diese Person auf die Seite gekommen ist. Dank Recruitment-Analytics lassen sich also kritische Prozessschritte auf der Karriere-Webseite schnell und einfach analysieren und Störfaktoren in der Candidate Journey erfolgreich reduzieren. Die Zahlentransparenz ermöglicht zudem eine eindeutige Benennung der ertragreichen Bewerberquellen und damit einen zielgerichteten Budgeteinsatz.

3. Stärken von Mensch und Maschine vereinen

Nun geht es ans Eingemachte: die effizienzfördernde Aufgabenverteilung. Denn auch wenn der gesamte Recruiting-Prozess in der Theorie durch menschliche Ressourcen umgesetzt werden kann, ist in der Praxis die Zeit knapp, die Ressourcen fehlen und das Know-how ist lückenhaft. In der Konsequenz werden Stellenanzeigen viel zu oft zwischen Tür und Angel aufgesetzt, Distributionskanäle werden blind nach Bauchgefühl ausgewählt, Daten werden entweder gar nicht erhoben oder zumindest nicht systematisch ausgewertet und genutzt.

Folglich bleiben die Bewerber aus, das Budget wird knapp und die Argumentationsgrundlage für die Bereitstellung weiterer Ressourcen schwindet. Um dieser Abwärtsspirale im Recruiting zu entkommen, müssen im letzten Schritt die menschlichen und technischen Kapazitäten zu einer gewinnbringenden Allianz verschmelzen. Wie können sich beide Seiten bestmöglich ergänzen?

Eine intelligente Software automatisiert Prozessmuster und lernt aus Vergangenheitsdaten, verfeinert Prognosen und sorgt dank künstlicher Intelligenz für kontinuierlich verbesserte Resultate. Technologie lässt sich entsprechend optimal dafür einsetzen, die im ersten Schritt identifizierten Zeitfresser zu automatisieren und die Prozessabläufe auf Basis der im zweiten Schritt erhobenen Daten zu optimieren. Der Personaler ist hierbei nur noch die kontrollierende Instanz.

Auf diesem Wege schafft sich HR die nötigen Freiräume, um seine anspruchsvoller werdenden Aufgaben zu erfüllen. Während die enorme Datenverarbeitungskapazität von Software repetitive Aufgaben effizienter als jeder Mensch erledigt, gewinnen Recruiter Zeit, um sich strategischen Themen zu widmen und mit Empathie und Kreativität bedürfnisorientiert mit relevanten Bewerber-Zielgruppen zu kommunizieren. Zur effektiven Bewerberkommunikation gehören zum Beispiel eine starke Arbeitgebermarke, emotionsgeladene Personalmarketing-Kampagnen sowie persönliche und individuelle Auswahlgespräche. Für diese Recruiting-Aktivitäten braucht es Kreativität, menschliches Feingefühl und vor allem eine richtungsweisende Strategie. Dinge, die eine Software nach heutigem Stand nicht bieten kann.

Künstliche Intelligenz zum eigenen Recruiting-Vorteil machen

Es kann also nicht die Rede von „Mensch versus Maschine“ sein, sondern eher von einem Zusammenspiel von Mensch und Maschine, bei dem jede Seite ihre inhärenten Stärken beisteuert. Spätestens wenn man in der HR-Abteilung in einer Schleife aus Versuch und Irrtum festzustecken droht, ohne eine echte Ergebnissteigerung am Horizont ausmachen zu können, ist es an der Zeit, neue Wege im Online-Recruiting einzuschlagen. Nur so steigen die Chancen auf Erfolg.

Weiterbildungen zum Thema Digitale Transformation und Recruiting und People Analytics