In 4 Schritten zu mehr Produktivität und weniger Stress

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Kalender mit verschiedenen Aufgaben: Wer klug plant, erledigt mehr und ist dabei weniger gestresst
(c) gettyimages / NicoElNino

Kalender-Tetris und No-Meetings-Wednesdays: Joshua Zerkel von Asana gibt Tipps, wie Mitarbeiter produktiver arbeiten und trotzdem weniger Stress empfinden.

Es ist leicht, in die Falle zu tappen und noch mehr Aufgaben zu unseren To-do-Listen hinzuzufügen oder zu versuchen, mehr an einem Tag unterzubringen, auch wenn wir genau wissen, dass wir keine Zeit mehr dafür haben. Am Ende des Tages fühlen wir uns dann überfordert und gestresst von der nicht enden wollenden Liste an To-dos. Manche Menschen schaffen dann am Ende tragischerweise sogar weniger. Laut einer Studie von Perkbox sind 25 Prozent der Befragten unter Stress weniger produktiv als sie ohne Stress gewesen wären.

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Wie schafft man es also, sich aus dem Konstrukt zu befreien und ein Produktivitätsmeister zu werden ohne sich zu überfordern? Im Laufe der Jahre habe ich ein Rezept entwickelt, das Mitarbeitern helfen kann, sich zu organisieren, Stress abzubauen und ihre Produktivität zu steigern.

Schritt 1: Tetris im Kalender spielen

Damit ist nicht das Spiel im eigentlichen Sinne gemeint. Es gelten jedoch die gleichen Grundsätze. Wie gut Zeiten geblockt und verwaltet werden, wird bestimmen, wie hoch das Stresslevel ist. Das bedeutet, dass es bei Zeitmangel wichtig ist, genau zu planen, wie man den Tag verbringen wird. Als ersten Schritt schlage ich vor, alles, was nicht dringend und unnötig ist, aus der To-Do-Liste zu entfernen. Gibt es Dinge, die zu einem späteren Zeitpunkt noch erledigt oder vollständig entfernt werden können? So sind Meetings oft der zeitaufwändigste und störendste Teil des Tages – mit den richtigen Prozessen und Tools lassen sie sich oft vermeiden.

Hier bei Asana haben wir den „No-Meetings-Wednesday“ eingeführt, um unser Team einen Tag in der Woche freizusetzen, damit es sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren kann und nicht mit Prozessen über Arbeit beschäftigt ist. Dabei geht es nicht nur darum, die Dinge auf einen anderen Tag der Woche zu verschieben, es geht darum, zu beurteilen, ob Updates oder Ideen über andere Kanäle zu einem passenderen Zeitpunkt kommuniziert werden können, anstatt sich die Zeit zu nehmen, sich live zu treffen. Indem unnötige Meetings entfernt werden, ist an dem Tag Zeit, größere Aufgabenblöcke zu bewältigen.

Schritt 2: Zeit für einen Gesundheitscheck

Großzügige Gesundheitsleistungen wird in Unternehmen immer häufiger angeboten, unabhängig ob groß oder klein. Diese sollen den Mitarbeitern helfen, stressfrei und gesund zu bleiben. Die Herausforderung besteht darin, die Kontrolle zu behalten, denn ohne ein entsprechendes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Auszeit, geraten die Dinge bei Stress schnell außer Kontrolle und können der Gesundheit schaden. Essentiell ist dabei folgendes:

  • Genügend Schlaf: Erwachsene, die weniger als acht Stunden pro Nacht schlafen, berichten von einem höheren Stressniveau als diejenigen, die dies tun, so die American Psychological Association. Eine gute Nachtruhe hilft dabei, Stress deutlich zu reduzieren und ermöglicht es, smarter zu arbeiten. Neben der Festlegung einer guten Schlaf-Routine finde ich es hilfreich, den Tag Revue passieren zu lassen. Das Erstellen einer abgeschlossenen Aufgabenliste oder eines Abschnitts zusätzlich zu den üblichen To-dos kann beim Einschlafen helfen, indem gemachte Fortschritte vor Augen geführt und Stress abgebaut wird.
  • Mehr Bewegung: Es kann schwierig sein, sich zu motivieren, während einer arbeitsreichen Woche ins Fitnessstudio zu gehen, aber Bewegung ist ein bewährtes Mittel zum Stressabbau. Wenn keine Zeit ist, Gewichte zu heben oder einen Kurs zu besuchen, solltest du versuchen, dich während deines Arbeitstages zu bewegen. Man kann sich eine Erinnerung einstellen, sich etwa alle halbe Stunde zu bewegen, auch wenn es nur darum geht, eine weitere Tasse Tee oder Kaffee zu holen. Es mag überraschen, aber das führt zu Produktivität.
  • Nahrung als Energiequelle: Unser Körper braucht Energie und Kraft; schlechte Nahrung kann verlangsamen, anstatt die Energie zu liefern, die gebraucht wird, um den Tag zu überstehen. Gerade in arbeitsreichen Zeiten ist es wichtig, leere Kalorien zu vermeiden, die uns einen schnellen Schub geben, bevor wir unweigerlich in ein weiteres Produktivitätstief geraten. Besser sind frische Lebensmittel, die uns Ausdauer geben, um selbst die stressigste Woche zu überstehen.

Schritt 3: Gleiches Maß an Konnektivität und Ausfallzeiten

Flexible Arbeit bringt sicherlich eine Reihe von Vorteilen mit sich, aber wenn es um die Produktivität geht, kann es ein Katastrophenrezept sein, wenn nicht die richtigen Maßnahmen ergriffen werden. Burnout ist real, und wenn Mitarbeiter nicht in der Lage sind, ihre Zeit und ihren Arbeitsaufwand richtig zu steuern, kann der Arbeitstag zur Tortur werden.

Ein guter Startpunkt ist es, Benachrichtigungen unter Kontrolle zu bekommen. Die meisten Anwendungen ermöglichen es, Einstellungen zu optimieren, um festzulegen, wann und wie wir Benachrichtigungen kommen. Dies hilft, Unterbrechungen zu vermeiden. Keine Scheu vor Terminblockern im Kalender, um die Zeit für konzentrierte Arbeit zu nutzen. Wenn zwei Stunden Zeit für intensiven Fokussierung benötigt werden, um wirklich in einen Flow zu gelangen, sollte diese Zeit als „beschäftigt“ im eigenen Kalender markiert sein. So wissen auch Manager oder Teamkollegen, dass sie den Kollegen in dieser Zeit nur in Notfällen ansprechen.

Schritt 4: Verwendung der richtigen Werkzeuge

Die meisten von uns verfügen über eine Vielzahl von Kommunikations- und Kollaborationstools und mit den richtigen Prozessen können diese für die Mitarbeiter arbeiten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, darzulegen, wie jedes verwendete Tool zusammenpasst. Dazu ist herauszufinden, wann, wie und warum jedes einzelne Tool eingesetzt wird und all das zu eliminieren, was nicht sehr häufig genutzt wird oder was keinen nachweisbaren Mehrwert bringt. Ich finde es am einfachsten, darüber nachzudenken, was mir selbst hilft, Dinge schneller oder effektiver zu erledigen – sei es beim Austausch von Updates mit meinem Team oder bei der Festlegung von Prioritäten für den Tag.

Bei Asana hat dieser Prozess es uns ermöglicht, den Bedarf an E-Mails vollständig zu eliminieren, was dazu beiträgt, die Art und Weise der Kommunikation und Zusammenarbeit intern zu rationalisieren und ein besseres Workflow-Management in der gesamten Organisation zu erreichen. Mein Tipp: Regelmäßig einen frischen Blick darauf werfen, was verwendet wird und warum, dann kann schnell festgestellt werden, was zu tun ist, damit jeder Tag konzentrierter und produktiver wird.

Das Endergebnis

Wenn sich die Aufgaben zu stapeln beginnen, denken viele, dass noch mehr getan werden muss, aber nonstop zu arbeiten sollte nicht der Normalfall sein. Wie die eigene Zeit priorisiert und verwendet wird, ist der Schlüssel zur Bewältigung von Stress. Produktivität verbessert sich schon mit wenigen kleinen Optimierungen, wenn die eigene Arbeitsweise regelmäßig überdacht wird. Am wichtigsten ist es, sich vor Augen zu halten, dass es im Leben nicht nur um Arbeit geht. So sollte jeder Einzelne sicherstellen, dass der Gesundheit Priorität eingeräumt wird, da die daraus resultierenden Vorteile automatisch in das Arbeitsleben einfließen.