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Bisher ging es Unternehmen beim Einsatz von Social Collaboration vor allem darum, Kosten einzusparen und Prozesse zu vereinfachen. Das sei jetzt anders, sagt der Wissenschaftler Adrian Engelbrecht. Die Unternehmenskultur rückt nun in den Fokus.
Herr Engelbrecht, welchen Einfluss hat Social Collaboration auf Unternehmen?
„How we create is what we create“. Wenn die Arbeit eines Unternehmens davon geprägt ist, nicht vom Weg abzukommen, Resultate unbedingt pünktlich abzuliefern und im Budget zu bleiben, dann erhält man ein Ergebnis, das dieser Arbeitsweise entspricht. Wenn ein Unternehmen dagegen ergebnisoffen ist, insbesondere für die Art und Weise, wie Ziele erreicht werden, dann entsteht etwas, das über die gewöhnlichen Resultate hinausgeht.
Welches Ziel verfolgen Unternehmen, wenn sie die vernetzte Zusammenarbeit ausbauen?
Bisher stand weitestgehend die Wirtschaftlichkeit im Fokus: Prozesse effizienter machen und am Ende des Tages Geld sparen. Mittlerweile sehen wir aber, dass Unternehmen zunehmend ihre Unternehmenskultur verändern möchten. Der Gedanke, IT zur Kostenreduzierung einzusetzen, steht nicht mehr an erster Stelle.
Warum hat die Unternehmenskultur an Brisanz gewonnen?
Viele Unternehmen befinden sich zurzeit in einem starken Konkurrenzkampf, in dem zahlreiche Anbieter vergleichbare Produkte und Services vertreiben. Um sich in solchen Wettbewerbssituationen behaupten zu können, ist es wichtig, agil zu bleiben und schnell Entscheidungen treffen zu können. Diese Faktoren sind wiederrum eng mit der Kultur eines Unternehmens verbunden.
Adrian Engelbrecht forscht an der TU Darmstadt zu Big Data und Social Collaboration.
Welche Eigenschaften muss ein Unternehmen haben, um Social Collaboration optimal zu nutzen?
Man kann argumentieren, dass eine bestimmte Kultur vorhanden sein muss, um ein Tool gewinnbringend einzusetzen. Gleichzeitig kann sich das eingesetzte Tool aber auch auf die Unternehmenskultur auswirken. Beide Mechanismen sind denkbar.
In welchen Unternehmen funktioniert der Einsatz von Social Collaboration Tools besonders gut?
In unserer Studien unterscheiden wir Unternehmenskultur anhand zweier Dimensionen, indem wir fragen: Ist ein Unternehmen eher auf Veränderung oder auf Stabilität ausgerichtet? Konzentriert sich ein Unternehmen auf den Markt und auf Kunden oder eher auf interne Prozesse und die Mitarbeiter? Auf dieser Basis haben wir herausgefunden, dass nach außen orientierte Unternehmen tendenziell eher Social Collaboration Tools einsetzen und damit auch eine entsprechend höhere Arbeitseffizienz aufweisen.
Müssen sich Mitarbeiter auch physisch begegnen oder lässt sich die Begegnung komplett ersetzen durch die digitale Erscheinung?
Diese Frage ist ein Dauerbrenner. Da sprechen wir auch darüber, wie viel Anwesenheit im Unternehmen generell nötig ist. Dürfen Mitarbeiter beispielsweise im Homeoffice arbeiten? Ich glaube, es kommt darauf an, woran man arbeitet. Je komplexer die Aufgaben werden und je höher der Abstimmungsaufwand ist, desto wichtiger ist auch der persönliche Kontakt. Ob persönliche Abstimmung bedeutet, dass man über eine Videokonferenz kommuniziert oder sich die Hand schütteln muss, ist wieder eine andere Frage.
Funktioniert ein Vertrauensaufbau innerhalb der Belegschaft auch ohne physische Anwesenheit über digitale Kommunikationsmittel?
Ein initialer Vertrauensaufbau funktioniert aus meiner Sicht am besten, wenn man mal mit allen Beteiligten an einem Tisch gesessen hat.
Unternehmen können über den Einsatz digitaler Tools zunehmend auch Daten ihrer Mitarbeiter sammeln und auswerten. Werden Angestellte kontrollierbarer?
Technisch ist sicher Vieles möglich. Aber nur weil eine Kontrolle technisch möglich ist, muss diese nicht unbedingt praktiziert werden. Wer kontrollieren möchte, der sucht sich ohnehin entsprechende Wege. Das kann genauso persönlich passieren und hängt nicht unbedingt an der Technik. Daher gehe ich nicht davon aus, dass Social Collaboration Tools eine stärkere Überwachung der Mitarbeiter auslösen, gerade weil in Deutschland die Betriebsräte über die Nutzung der erzeugten Daten wesentlich mitbestimmen können.
Und wie steht es um die Datensicherheit?
Es kann zu besonderen Herausforderungen kommen, wenn Mitarbeiter ihre privaten Geräte im Unternehmen nutzen und dementsprechend Daten außerhalb des Unternehmens speichern. Sollten diese irgendwann mal gehackt werden, kann das weitreichende Folgen haben.
Unternehmen begeben sich in eine immer stärkere technische Abhängigkeit. Was, wenn die Technik streikt und Mitarbeiter immer gestresster reagieren?
Ich glaube nicht, dass das Problem der Tools hohe Ausfallquoten sind. Die Tools selbst sind in der Regel nicht das Problem. Die Schwierigkeiten liegen eher beim Menschen als bei der Technik. Sie müssen ihre Mitarbeiter erst einmal dazu motivieren, so ein System zu verwenden.
Und wie bekommen Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu, Social Collaboration Tools zu verwenden?
Das hat auch etwas mit Gewohnheit zu tun. Sind es die Angestellten gewohnt, Emails zu schreiben, dann muss erst einmal ein Prozess durchlaufen werden, um zu vermitteln: Es geht auch anders. Eine Besonderheit besteht darin, dass für die Erledigung einer einzigen Aufgabe oft verschiedene Optionen vorhanden sind. Das bedeutet, dass sich der Mitarbeiter entscheiden muss: Anruf, Email oder Chat? Es gibt nicht die eine Lösung.
