44-Euro-Sachbezug: Die neuen Spielregeln kennen

HR-Experten wissen um die positiven Eigenschaften des 44-Euro-Sachbezugs: Er bringt Anerkennung zum Ausdruck, motiviert Mitarbeiter, trägt zu ihrer Zufriedenheit bei und positioniert das Unternehmen zudem als attraktiven Arbeitgeber. Nun haben Bundestag und Bundesrat Ende November 2019 im Rahmen des Jahressteuergesetzes eine neue Regelung für den steuerfreien Sachbezug beschlossen, die bereits am 1. Januar 2020 in Kraft getreten ist. Seither herrscht Unsicherheit. Bleibt der steuerfreie Sachbezug? Welche Ergänzungen hat diesbezüglich das Einkommensteuergesetz erfahren? Wie kann der 44-Euro-Sachbezug weiterhin rechtskonform gewährt werden?

Der steuerfreie Sachbezug bleibt …

Das Wichtigste: Unternehmen können weiterhin ihren Mitarbeitern steuer- und sozialabgabenfrei den Sachbezug bis maximal 44 Euro monatlich gewähren. An der bestehenden Freigrenze (44 Euro) hat sich dementsprechend nichts geändert. Auch wird die Gewährung des 44-Euro-Sachbezugs weiterhin in §8Abs.2Satz11EStG (Einkommensteuergesetz) geregelt.

… aber mit wichtigen Ergänzungen

8Absatz2Satz11 EStG: „Zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn“
Neu seit dem 1. Januar 2020 ist der Zusatz in Satz 11, dass der Sachbezug zusätzlich, zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, gewährt werden muss (Zusätzlichkeit). Der 44-Euro-Sachbezug bleibt als Zusatzleistung also erhalten. Aber anders ausgedrückt: Es besteht ein „Tauschverbot“, bei dem der sowieso geschuldete Arbeitslohn durch eine Vertragsänderung in einen Sachbezug umgewandelt wird.

8Absatz1Satz2 EStG: „Einnahmen in Geld sind untersagt“
Ebenfalls neu ist eine Ergänzung in Absatz1, Satz2. Hier wird nun definiert, welche Möglichkeiten zur Gewährung des 44-Euro-Sachbezugs nicht mehr steuerfrei möglich sind. Der Grund: Sie fallen nun unter die Einnahmen in Geld, was die Neuregelung bei nachfolgenden Tatbeständen untersagt:

1. Zweckgebundene Geldleistungen: Der Mitarbeiter bekommt einen festgelegten Betrag, um davon etwas zuvor Festgelegtes zu kaufen.
2. Nachträgliche Kostenerstattung: Der Arbeitnehmer bekommt Geld vom Arbeitgeber erstattet, wenn er für diese Vorleistung einen Beleg vorlegen kann (zum Beispiel Erstattung einer Tankfüllung).
3. Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten: Alle Geldersatzleistungen (zum Beispiel Kreditkarten, Gold, Kryptowährungen), inklusive Prepaidkarten mit IBAN oder Bargeldauszahlfunktion (mit einem eigenen Konto oder Paypal-Funktion) und Gutscheinkarten, die nicht nur innerhalb eines vertraglich angeschlossenen Akzeptanznetzwerks eingesetzt werden können.

Blitzlicht: steuerfreier Sachbezug

• Freigrenze einhalten
  Wird die monatliche Freigrenze von 44 Euro überschritten, ist der komplette Beitrag steuerpflichtig.

• Alle berücksichtigen
  Ob in Teilzeit, Kurzarbeit, Homeoffice oder Minijob – steuerfreie Sachbezüge dürfen allen Mitarbeitern gewährt werden.

• Keine Barauszahlung
  Mitarbeiter dürfen den Sachbezug nicht in bar erhalten. Eine gesetzeskonforme Lösung sind Gutscheine und Gutscheinkarten.

• Zusätzlichkeit
• Der Sachbezug, beispielsweise mithilfe von Gutscheinen und Gutscheinkarten, muss Mitarbeitern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Arbeitgeber, die bisher eine der drei Anwendungen genutzt haben, die nun unter Einnahmen in Geld fallen, müssen trotzdem nicht auf den Sachbezug verzichten. So können sie beispielsweise auf eine 44-Euro-Gutscheinkarte wechseln und diese ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Neue Kriterien für Gutscheinkarten: Fünf gewinnt

Viele Unternehmen setzen bereits Gutscheinkarten ein. Der Vorteil ist, dass einerseits der Verwaltungsaufwand gering ist, anderseits aber jeder Arbeitnehmer das für ihn Passende erhält – er kann schließlich selbst entscheiden, wie und wann er seinen Sachbezug einsetzt.

Seit dem 1. Januar 2020 besagt nun das Einkommenssteuergesetz (§ 8 Absatz 2 Satz 11 EStG), dass Gutscheinkarten ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen dürfen und gleichzeitig Kriterien von § 2 Abs. 1 Nr. 10 a), b) oder c) des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) erfüllen müssen. Diese beschreiben, welche Art von Gutscheinkarten zum Erwerb von Waren und Dienstleistungen unter Anwendung des 44-Euro-Sachbezugs zulässig sind:

• Limitierte Netzwerke: Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale City Cards (gemäß 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG)
• Limitiertes Warensortiment: Gutscheinkarten für nur eine Produktkategorie (zum Beispiel Fashion, Kino und so weiter) (gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG)
• Instrumente für steuerliche und soziale Zwecke: Gutscheinkarten mit vertraglich angeschlossenem Akzeptanzwerk in Deutschland (gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10c ZAG), die nachstehende fünf Kriterien erfüllen:

1. Die Gutscheinkarte kann nur in Deutschland genutzt werden.
2. Das Unternehmen beauftragt einen Anbieter mit der Ausgabe der Gutscheinkarten.
3. Unternehmen gewähren die Gutscheinkarte für einen steuerlichen Zweck (den Sachbezug im Sinne von 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Der Sachbezug entspricht somit einer Höhe von monatlich bis zu 44 Euro und wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt.
4. Die Gutscheinkarte ermöglicht ausschließlich den Bezug von Waren und Dienstleistungen. Auch beim Umtausch ist keine Barauszahlung möglich.
5. Die Gutscheinkarte kann ausschließlich bei Akzeptanzstellen (wie zum Beispiel Tankstellen, für (Online-)Shopping, Supermärkten, für Aktivitäten wie Kinobesuche oder Restaurants) eingelöst werden, die direkt mit dem Emittenten (=Herausgeber der Karte) eine gewerbliche Vereinbarung (=Akzeptanzvertrag) geschlossen haben.

Benefits sicher einsetzen

Die Gesetzesänderung hat bei vielen Unternehmen zu großer Unsicherheit geführt, welche Benefits sie ihren Mitarbeitern noch anbieten können und welche nicht. In jedem Fall unberührt von der Neuregelung bleiben, da sie nicht zum 44-Euro-Sachbezug gerechnet werden:

• „Aufmerksamkeiten“, die im betrieblichen Interesse gewährt werden, aber zu keiner privaten Bereicherung der Mitarbeiter führen (zum Beispiel Getränke, Snacks, der wöchentliche Obstkorb).
• Das betriebliche Gesundheitsangebot (§ 3 Nr. 34 EStG).
• Der steuerfreie 60-Euro-Sachbezug für persönliche Anlässe (zum Beispiel Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes).

Mehr Klarheit bei der Anwendung des steuerfreien Sachbezugs wird künftig der Anwendungserlass des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) bringen, in welchem die gesetzliche Regelung klargestellt und eine einheitliche Auslegung durch die Finanzämter gesichert wird.

Praxistipp „Gutscheinkarten“

Unternehmen, die auf Gutscheinkarten setzen und sich derzeit über deren Rechtskonformität unsicher sind, sollten zeitnah Kontakt zu ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer aufnehmen. Eine lohnsteuerrechtliche Anrufungsauskunft (gemäß § 42e EStG) bei der zuständigen Finanzbehörde ist kostenlos und bietet für den individuellen Fall Rechtssicherheit.