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Ob Co-Working-Spaces oder Großraumbüros: Flexible Arbeitsplatzwahl soll, neben der Kostenminimierung, den Austausch fördern und die Produktivität steigern. Doch in Zeiten von Covid-19 werden New Work Konzepte zur Herausforderung. Social – oder vielmehr Physical Distancing am Arbeitsplatz stellt Personalverantwortliche vor eine besondere Aufgabe. HR-Abteilungen mussten sich mit Maßnahmen zur Eindämmung des Virus vertraut machen. Oberste Priorität? Den richtigen Abstand zu wahren und somit langfristig die Ansteckungsgefahr in Bürokomplexen zu minimieren und die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen.
In vielen Unternehmen ist der Corona-Krisenstab derzeit stark gefordert – mittendrin Human Resources. Die Rückkehr an den Arbeitsplatz steht bevor und Verantwortliche von Büroflächen und Angestellten erarbeiten entsprechende Hygienemaßnahmen und Abstandskonzepte, die den Schutz der Mitarbeiter sicherstellen. Um das zu bewerkstelligen muss die Kapazität der Büros und Arbeitsflächen geschickt verwaltet werden. Ein für die Corona-Krise entwickeltes Feature des Arbeitsplatzmanagementsystems iotspot hilft Organisationen bei der Bewältigung der kurzfristig entstandenen Herausforderungen. Damit lässt sich die Auslastung der Arbeitsplätze steuern und empfohlenen Abstände werden eingehalten.
Einfach aufkleben und sofort loslegen
Während sich Großraumbüros nun wieder füllen, planen Organisationen die Einhaltung der Vorsichtsmaßnahmen – oftmals manuell. Das ist zeitaufwendig und schwer zu managen. Vor allem Unternehmen mit Desk Sharing und anderen New Work Konzepten sind hier stark gefordert. Helfen soll das cloudbasiertes Safe Office Feature von iotspot. Dazu wird ein für die Situation entwickelter Near-field communication (NFC)-Sticker einfach auf die Arbeitsflächen aufgeklebt. Mit einer Konfigurations-App werden die Schreibtische dann gescannt, sind somit digitalisiert und über die App steuerbar. In Echtzeit reduzieren Betreiber von Arbeitsflächen die Schreibtischkapazität und wahren damit die Abstandsregeln zwischen den Kollegen. Bei einer Arbeitsplatzinsel für beispielsweise vier Personen können die direkt gegenüberliegenden Arbeitsplätze sowie weitere einzelne Plätze blockiert werden. Damit verbunden reduzieren sich zwar die maximalen Kapazitäten, aber für eine stufenweise Rückkehr in Zusammenhang mit Covid-19 ist das ein hilfreicher Lösungsansatz.
Sicherer Abstand und Flexibilität für Mitarbeiter
Vor allem in modernen Arbeitsweisen, in denen Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch haben, ist es oftmals mühselig, am Morgen den Bürokomplex nach einem freien Arbeitsplatz zu durchsuchen. In Zeiten wie jetzt ist es fast unmöglich, denn die freien Tische sind rar und sehr beliebt. Hier hilft eine anwenderfreundliche User-App, den Start in den Tag zu vereinfachen. Mitarbeiter können sich bequem von zu Hause einen freien Schreibtisch buchen. In einem interaktiven Grundriss werden alle zuvor angelegten Schreibtische gezeigt. In der Übersicht ist durch Farben markiert, welcher Platz frei, bereits von einem Kollegen gebucht, oder nicht verfügbar ist. Dabei steht nicht nur für den Mitarbeiter die Flexibilität im Vordergrund. Auch für HR Verantwortliche und Facility Manager bietet das Tool das gewünschte Reaktionsvermögen. Durch die Buchung von zu Hause ersparen sich Mitarbeiter die Suche vor Ort und können ihren Schreibtisch ohne weitere Kontaktpunkte einnehmen. Dadurch werden die Kapazitäten der Büros ideal ausgelastet und gesteuert.
